Puisque l’on est vendredi, n’est-ce pas le meilleur moment de la semaine pour venir vous donner encore quelques petites astuces pour vous aider à être un peu plus efficace au quotidien ? Le week-end arrive, je sais, mais peut-être que ces quelques lignes vous donneront envie de vous reposer pour repartir sur des bases saines dès le début de la semaine prochaine ! Ça vous dit ? C’est parti !
Règle n°1 : s’organiser pour connaître le futur (proche)
Cela va vous paraître peut-être un peu simple comme conseil et pourtant, je n’ai jamais été plus efficace qu’en ayant une vraie organisation. Pas seulement se dire la veille que l’on fera telle ou telle choses le lendemain, non, mais organiser au préalable, en détails ou dans son ensemble, les journées qui viennent pour connaître en avance ce que vous aurez à faire.
Ainsi, vous vous créez une vision d’ensemble de votre semaine ou de votre mois selon la visibilité que vous avez, pour mieux savoir comment gérer vos tâches. Ne pas avancer à l’aveugle permet de plus de diminuer cette peur de l’inconnue qui peut avoir arriver et qui se traduit bien souvent en stress qui peut facilement être évité ou tout du moins atténué.
Règle n°2 : tout noter pour ne rien oublier
J’en parlais déjà dans cet article sur ma vie de Freelance et celui-ci sur mon organisation et c’est bien sûr toujours d’actualité. J’ai pour défaut d’être assez tête-en-l’air : j’ai des idées plein la tête, tout le temps et la conséquence directe de ces milliers d’idées fait que j’oublie… souvent. Pas forcément des choses importantes mais des petites choses qui mises bout à bout me feraient perdre du temps et m’angoisseraient si je me rendais soudainement compte que je les avais oubliées.
Alors je note beaucoup pour être sûre de ne rien perdre : que ce soit sur mon petit semainier papier, sur mon application agenda ou bien sur un bloc de to do list, je mets tout en œuvre pour avoir suffisamment de supports sur lesquels je peux m’appuyer pour reposer un peu mon cerveau qui aurait range une information sans le vouloir.
Règle n°3 : mutualiser pour mieux avancer
Sans aucun doute le conseil que j’applique le plus, pour être efficace et ne pas perdre de temps sur des petites tâches, pour ça il faut mutualiser. Mutualiser, c’est quoi ? C’est regrouper plusieurs tâches en une seule période donnée. Si je dois par exemple aller en ville pour aller à la Poste, faire des achats pour des photos à faire ou bien déposer des commandes (dans mon cas, c’est typiquement le genre de choses qui peut m’arriver régulièrement et qui me font généralement perdre énormément de temps sur une journée), je tâche de tout faire au même moment au lieu de multiplier les allers-retours qui 1. prennent énormément de temps, 2. sont fatigants et 3. sont tout de même un peu agaçants lorsque l’on a plein d’autres choses à faire.
À vous alors d’appliquer ce conseil selon votre activité ou même au sein de votre vie personnelle. Tout faire en même temps, même si cela vous prend finalement un peu plus de temps sur le moment, plutôt que diviser les tâches en plusieurs périodes sera toujours bien plus efficace. Et puis, en terme de satisfaction personnelle, voir accomplies plein de choses en une seule fois est un sentiment incontournable !
Règle n°4 : planifier et réorganiser
Règle numéro 4 ? Pla-ni-fier. Cette règle rejoint la numéro 1… mais différemment ! Car votre semaine actuelle est peut-être plutôt vide, mais celle d’après, et la suivante ? En planifiant vos jours et vos semaines à venir, vous savez où vous en êtes et vous pouvez ainsi éviter de caler un rendez-vous sur un jour où vous n’êtes en réalité absolument pas disponible, vous évitant la phase un peu désagréable du report de rendez-vous.
Vous pouvez ainsi, une fois de plus, mieux vous organiser — ou vous réorganiser — et peut-être décaler des rendez-vous pendant cette fameuse semaine un peu vide ou bien avancer des projets plus tôt pour pouvoir ainsi ne pas passer d’une semaine vide à une semaine complètement surchargée.
Règle n°5 : ne pas culpabiliser
Cette dernière règle est bien la plus importante. Le propre de l’être humain… et d’être un être humain. On a tous des failles, des journées où nos soucis personnels (ou de grandes joies !) prennent le pas sur le reste et bousculent complètement toute notre motivation. Alors si vous avez oublié de faire quelque chose aujourd’hui, tant pis la journée est terminée, tâchez seulement de bien le noter pour ne pas l’oublier une nouvelle fois le lendemain !
Pour être efficace, il faut apprendre de ses erreurs et apprendre à se connaître. Connaître son fonctionnement, la façon dont vous réagissez à la pression pour mieux appréhender ces périodes où rien ne semble être parfaitement ordonné. Cette semaine là s’est super bien passée, vous avez eu une organisation parfaite ? Regardez en détail pourquoi et comment vous avez réussi à tout planifier comme vous le souhaitiez pour reproduire, plus ou moins, ce schéma sur les semaines suivantes.
Ces petites astuces sont assez simples mais pourtant, il m’arrive encore plein de fois de commencer une journée en sachant qu’elle va être un peu ratée et que rien ne va rouler comme je le souhaite. En notant, mutualisant et planifiant mes tâches, cela m’aide bien souvent à réordonner ce genre de journées pour bien avancer et… être efficace !
Et vous, comment faites-vous au quotidien pour vous sentir satisfait de votre journée ?
Je valide l’ensemble. Mais je pense que j’ai beaucoup de mal avec le dernier point…
Le plus important aussi est d’être capable d’écouter ses envies. Cela ne veut pas dire ‘faire uniquement ce qui me plait’, mais savoir que cette tâche ne me plait, je dois la faire, autant le faire vite et bien pour ne pas revenir dessus. Et quand je fais ce qui me plait, j’en ai conscience et j’en profite d’autant plus.
Je n’avais pas l’impression d’avoir écrit ce dernier point dans ce sens là : je parle là uniquement de quand on se rend compte que l’on a complètement oublié de faire quelque chose, pas que l’on a zappé une tâche parce qu’elle ne nous donnait pas du tout envie. Parce que du coup, je suis totalement d’accord avec toi : quand je n’ai pas envie de faire quelque chose, je le fais le plus tôt possible pour m’en débarrasser et passer à autre chose.
On dit souvent que le fait de tout noter dans des listes (je ne parle pas des rendez-vous qui peuvent être importants et effectivement chiants à reporter) n’entraine ps du tout la mémoire. Donc plus on note, plus on oublie, plus on devient accro au papier et numérique. Ce n’est pas une mauvaise chose bien sur, mais ça n’aide pas vraiment le cerveau à retenir, apprendre à se souvenir, et ça par contre ça peut être une mauvaise chose. Qu’en penses-tu ? :)
Sinon chouette article qui me motive à mutualiser, chose que je ne fais JAMAIS haha ;)
Bisous Florence !
À vrai dire je fais les deux ! J’entends aussi souvent ça donc j’essaye de faire travailler ma mémoire sur toutes les choses du quotidien (je suis très forte pour me souvenirs de ce genre de choses), par contre dès que cela concerne le travail je préfère faire confiance au papier Des bisous Lorine ! ❤️
Je te rejoins sur tous ces points ! Ce qui m’a beaucoup aidée à être plus efficace dernièrement, c’est de me fixer des objectifs clairs et précis à moyen terme. Et à les détailler le plus possible en petites étapes. Quand on bosse sur des projets qui ne dépendent que de nous, ça aide énormément ! Enfin, tu dois connaître ça ;)
Le coup de diviser un projet en plein de petites étapes je trouve que ça aide énormément ! Et puis surtout ça permet de s’encourager soi-même à continuer d’être productif quand on voit qu’on a déjà rayé de notre liste un certain nombre de ces étapes et ça c’est vraiment indispensable pour rester motivé ! :)
Super article ! Je te rejoins entièrement sur ce que tu dis sur le fait de fixer des objectifs dans l’élaboration d’un projet qui prend beaucoup de temps et le diviser en petites étapes est la meilleure des solutions ! Au lieu de voir la chose en elle-même comme étant tellement énorme qu’elle va nous angoisser et qu’on se dira « j’y arriverai jamais » ou « je n’aurai jamais le temps ». Stress et angoisse assurés … La division de celle-ci permet d’avancer à petits pas et il y a une citation très vrai qui dit : « Les progrès les plus rapides se font à petit pas » et j’aime bien me la rappeler lorsque je sens l’angoisse arriver …
Typiquement quand je me sens complètement submergée par une tâche assez importante, le fait de la diviser réduit nettement l’angoisse. Ta citation est très vraie !
Je valide l’ensemble des conseils ! Je le faisais déjà pour ma vie de maman parisienne et je le fais encore plus depuis que nous habitons à Tokyo. Il faut tout prévoir sinon on se laisse vite déborder dans cette ville :)
Je pense être quelqu’un de très organisée dans mon quotidien, mais pourtant, j’ai toujours terriblement de mal à prendre des notes dans mon agenda. Heureusement j’ai une très bonne mémoire, mais je me dis que ça pourrait quand même me jouer des tours parfois !
Merci beaucoup pour ces conseils, j’en ai bien besoin ^^
Hello,
Merci pour ce billet, j’en avais bien besoin en ce moment … Les révisions des exams arrivent, je devrais même être en plein dedans mais je n’arrive pas à m’y mettre, il va falloir que je m’organise davantage et aussi que j’arrive à me motiver… Merci pour tout ces conseils ;)
Bisettes,
Aurore / Au’riginalité du blog http://auriginalite.com
Je valide totalement ces conseils (notamment pour le fait de tout noter pour ne rien oublier, j’ai tout le temps un ou deux carnets avec moi pour être sûre de ne jamais en manquer !)