L’Atelier Mouette : gérer une boutique, envois, frais, stock…

Voilà bientôt 1 an que ma boutique est lancée, le compte Instagram marquant le début de l’Atelier Mouette ayant été ouvert le 19 août dernier et les ventes ayant officiellement démarré quelques jours plus tard, le 12 septembre. Je peux donc dire qu’une année presque complète s’est écoulée et qu’un bilan peut commencer à être tiré. Puisque faire un bilan, c’est chouette mais pas suffisant, j’ai également eu envie de répondre aux questions que vous avez pu vous poser et ainsi vous ouvrir les portes de mon atelier (qui est en réalité un bureau, pas un atelier, mais atelier c’est plus chouette que « Bureau Mouette »).

L’Atelier Mouette a débuté au tout départ sur Etsy. C’est suite au programme Etsy Resolution de 2016, la première édition, que je me suis mis un coup de pied aux fesses et que je me suis dit : lance-toi, tu as envie d’avoir ta propre marque depuis des années, pourquoi attendre ? Je débutais à ce moment là mon activité de freelance et puisque je n’en fais jamais assez, l’idée d’avoir une activité de création pure à côté me plaisait beaucoup.

Un long article à propos de ma boutique avait été alors publié sur le blog relié à mon site pro, ceci dit il traitait un peu plus d’Etsy que des dessous de la marque. Je vous ai demandé récemment sur Instagram si vous aviez des questions, ce type d’article étant parfois plus instructif lorsqu’il se base sur de vraies interrogations de votre part. En voici donc les réponses !

Ta journée type ?

Comment se déroulent tes journées ? Sans avoir de réelle journée-type, pour être bien organisée je tends à essayer d’avoir une « grille » que je suis chaque jour pour être à jour et ne rien oublier. La première chose que je fais chaque jour est d’établir ma to-do list du jour : comme je le disais dans cet article, être bien organisée est pour moi essentiel pour avancer efficacement et ne pas me sentir perdue. J’aime généralement préparer toutes les commandes en cours le matin : c’est une période de la journée assez calme que je trouve tout à fait propice à ça. Selon le nombre de commandes cela peut me prendre de 1 à 4h : c’est relativement long (et très répétitif), j’essaye donc d’être la plus méthodique possible : d’abord préparer tous les pin’s qui ont été commandés pour ne pas aller en rechercher dans mon stock et perdre du temps, puis ouvrir chacune des commandes dans des onglets individuels sur mon navigateur pour les préparer une à une et fermer chacun des onglets. En plus d’être efficace ainsi : je trouve toujours plutôt satisfaisant de voir physiquement mon nombre d’onglets se réduire.

Ensuite, selon les journées et le travail que j’ai en cours (hors boutique), j’alterne entre mes travaux et le travail à accomplir pour la boutique, définissant un ordre de priorité pour chaque tâches pour toujours m’occuper du plus important en premier (si cependant une tâche moins importante qui ne prend pas beaucoup de temps est à faire, je m’occuperai de la faire passer en premier pour réduire ma liste de choses à faire).

Alors voilà : je n’ai pas de journée-type que je respecte à la lettre mais j’ai cependant quelques habitudes pour travailler efficacement et préparer toutes vos commandes et les futurs produits de la boutique dans les temps.

La création d’un produit ? Les collections ?

Comment ça se passe, la création d’un nouveau produit ? C’est évidemment la partie que je préfère, créer un nouveau produit est toujours une phase vraiment géniale : je n’ai presque aucune contrainte puisque je peux faire à peu près ce que je veux. Je note toujours toutes mes idées sur un carnet lorsqu’il s’agit par exemple de pin’s : je réfléchis en terme de saisons. Pour l’automne par exemple, qu’est-ce que cette saison m’inspire, qu’est-ce qui selon moi pourrait être un symbole assez chouette pour être dessiné et surtout porté ? Généralement je note mes idées au fil de l’année, cela me permet d’y revenir une fois la création d’une nouvelle collection entamée et de ne pas me retrouver face à une page blanche sans idées. Une fois le processus de création entamé, je sélectionne les idées que je préfère et qui je pense vous plairont aussi le plus et je commence les croquis. Je travaille toujours sur papier pour cette étape là : préférant aller vite, tracer grossièrement les formes pour finalement les affiner avant de passer sur ordinateur, là où les dessins prendront leur forme finale et où les couleurs seront choisies de façon plus précise.

Pour toute la partie papeterie c’est parfois un peu différent : pour les illustrations issues d’Harry Potter que je poste en ce moment sur mon compte Instagram (je vous invite vivement à m’y suivre, j’y poste énormément et généralement il y a beaucoup de prémices de futures idées de produits), elles n’étaient à la base pas du tout destinées à être imprimées. Mais à force de les dessiner, de les poster et de voir vos retours hyper positifs, l’envie de les mettre sur papier est venue et j’ai commencé à réfléchir en parallèle à la façon dont elles rendraient le mieux. Vous retrouverez donc très prochainement une série d’impressions de certaines de ces illustrations ainsi qu’un grand format les regroupant toutes ensemble !

Pour les carnets qui sortiront prochainement, c’est pareil : je travaille dessus depuis mai environ, sachant que je souhaitais vous les proposer pour la rentrée, j’ai donc pris le temps de travailler sur chacun des modèles (il y en aura 3 !) pour ne pas me précipiter et être vraiment satisfaite de chacun des carnets. Les idées viennent donc au fur et à mesure et se basent sur mes propres intérêts : j’adore les pin’s, les carnets et la papeterie, ce sont donc des produits vers lesquels je me tourne naturellement. À l’inverse, j’aime bien le textile mais ce n’est pas forcément (pour l’instant en tout cas !) quelque chose que je souhaite développer car bien plus contraignant et plus lourd à gérer. Les t-shirts que j’ai donc pu proposer à la vente ne sont que des éditions limitées et issues de ventes très éphémères !

Stock ? Fournisseurs ?

Comment je fais niveau stock ? C’est là le nerf de la guerre : à chaque collection, je prends soin de commander un nombre suffisant de pin’s (généralement 200 de chaque pour en avoir suffisamment pour ma propre boutique et les éventuelles boutiques physiques qui souhaitent en prendre). Cela me laisse une marge suffisante pour ne pas devoir constamment recommander et ça surtout pour un souci de logistique. Pour les pin’s, il faut savoir qu’ils sont créés à partir d’un moule qui n’est utilisable que dans un temps assez court, il faut donc en quelque sorte le « rentabiliser » si un modèle vous plait vraiment. Puisque c’est tout de même un coût assez conséquent, je préfère en profiter le plus possible pour m’économiser les frais de création du moule et avoir du stock de côté. C’est également plus simple d’en avoir une quantité suffisante dès le départ pour m’éviter de devoir en refaire faire régulièrement : la production est extrêmement longue (environ 1 mois) et ce serait trop contraignant de devoir faire de petites quantités à chaque fois et de gérer en plus du reste le fait d’être en flux tendu pour ces produits là.

Pour ce qui est de tous les autres produits, essentiellement papiers aujourd’hui, à l’inverse je fais tout en petite quantité et n’en fais imprimer que 10 à 20 exemplaires de chaque à chaque fois. Ces produits là étant moins vendus que les pin’s (qui sont vraiment « le cœur » de la boutique), il est donc moins utile pour moi d’avoir énormément de stock. C’est également une manière pour moi de voir ce qui fonctionne le mieux et d’ajuster en fonction pour réimprimer ou non certaines illustrations. Et puis, le papier prend bien plus de place et s’abime bien plus facilement : puisque tout est stocké dans mon bureau, je préfère éviter les éventuels risques de dégradation en ne conservant pas trop de produits papier. C’est je trouve plus simple pour moi, n’ayant pas à ma disposition suffisamment de rangements pour faire autrement. À terme, j’ai vraiment envie de faire évoluer la gamme papier et changerai peut-être de façon de faire.

D’ailleurs niveau rangements j’ai trouvé la solution parfaite ! J’ai tout bêtement acheté 2 malles vendues en lot chez Maisons du Monde qui sont suffisamment grandes tout en étant très solides pour me permettre de ranger tous mes produits (hors affiches A3) à l’intérieur : dans la petite il y a tous les pin’s et accessoires liés aux pin’s et dans la grande, toutes les enveloppes, cartes et affichettes A4. En plus d’être super pratiques, elles protègent tout mon matériel, sont jolies et font de la décoration dans mon bureau !

Quel budget ?

Comment se lancer et avec quel argent ? C’est la partie la plus compliquée lorsque l’on souhaite lancer sa marque : le budget, les finances et l’investissement. Comment se lancer, vers qui se tourner, comment faire pour avoir suffisamment de trésorerie ? Je ne vais pas pouvoir répondre à ces questions, tout simplement parce que j’ai construit ma marque peu à peu en puisant dans mes maigres économies. C’est ça le plus difficile aujourd’hui : je mets de côté tout l’argent des ventes, qui me sert à la fois à vivre mais qui sert surtout à être constamment réinvesti pour créer de nouveaux produits, acheter des fournitures auprès de mes fournisseurs (les enveloppes, emballages, cartes postales et timbres), autant de frais qui mis bout à bout coûtent au final extrêmement cher et dont je ne peux pas me passer. C’est les achats pas très drôles mais indispensables !

Côté budget, sans pouvoir vraiment vous donner une fourchette puisqu’il y a certains mois où je n’ai aucun frais et d’autres où j’ai au contraire énormément de frais, en faisant la moyenne des mois où je dois investir par exemple presque 1000€ (ces mois là, je pleure) pour créer de nouveaux produits et les autres où je n’ai qu’une soixantaine d’euros de frais de timbres, je dirais que j’investis environ 300 à 400€ par mois. J’essaye donc d’être bien organisée : j’étale mes achats, commande « en gros » certaines fournitures (les enveloppes ou les cartes me servant de supports à pin’s par exemple) pour avoir des tarifs dégressifs et avoir du stock pour un certain nombre de mois. À côté de cela, il y a évidemment les cotisations à prévoir qui sont prélevées sur la somme des ventes de la boutique donc plus j’étale, plus c’est simple pour moi de m’organiser et de ne pas me retrouver à sec.

Ce que je peux en tout cas vous conseiller est d’essayer au fil des mois de vous constituer une petite trésorerie pour pouvoir facilement payer vos frais quotidiens : ma marque est encore trop jeune pour dégager des bénéfices vraiment conséquents, cette trésorerie là, c’est donc tout bêtement mes économies personnelles à défaut d’être millionaire, mais au final je m’en sors et j’arrive à pouvoir « facilement » créer de nouveaux produits sans trop m’en faire. Il existe également des possibilités d’emprunt et d’aides à la création d’entreprises mais pour ma part, faire un emprunt n’était pas forcément quelque chose vers lequel je souhaitais me tourner : je préfère puiser dans l’argent que je mets de côté plutôt qu’être redevable de quelque chose et avoir cette pression au dessus de moi. Ceci dit, c’est valable uniquement car mes frais ne sont pas si conséquents que ça. Cependant si votre projet nécessite d’avoir vraiment beaucoup de fonds je ne peux que vous conseiller de vous renseigner sur les modalités d’aide disponibles et d’aller à la Chambre des Commerces !

Erreurs, Service après-vente ?

Mais tu fais forcément des erreurs parfois, non ? Je traite environ 150 commandes par mois (en faisant une moyenne, je n’ai pas évalué précisément les commandes mensuelles) et malgré tout le soin et l’attention que je porte à chacune des commandes, il arrive que je fasse des erreurs. Un jour où je n’étais pas en forme, où j’avais d’autres préoccupations, un jour où j’étais fatiguée ou bien migraineuse… plein de petits facteurs qui peuvent parfois altérer notre attention et fait qu’il arrive, une commande sur 150, que je me trompe. Ce sont des petites erreurs : il m’est parfois arrivé de ne pas voir qu’un pin’s avait été commandé en double et de n’en envoyer du coup qu’un seul exemplaire (je prends maintenant soin de bien vérifier 2 fois chaque commande pour bien vérifier les quantités), mais ce sont des erreurs qui apparaissent comme importantes aux yeux du client. Et c’est évidemment tout à fait normal : lorsque je commande au sein d’une boutique, je paye et j’attends donc de recevoir ma commande exactement comme elle a été passée. Je paye contre un produit. Généralement je n’ai aucun souci quand je reçois un mail m’informant qu’il manque quelque chose à la commande : je renvoie aussitôt le produit manquant et lorsque la commande a été par exemple perdue (même si je m’estime plutôt chanceuse : c’est vraiment très rare mais ça peut tout de même arriver, les services postaux ne peuvent pas être fiables à 100%), je prends soin d’apporter le meilleur service après-vente possible. J’ai pour habitude de toujours me dire que je fais ce que j’aimerais que l’on fasse pour moi. Je prends donc le temps pour chaque commande de tout faire avec soin, d’écrire un petit mot à la main et de préparer les commandes au plus vite dès lors qu’elles ont été passées parce que je sais que lorsque l’on commande, on est pressé de recevoir ce que l’on a acheté !

Seulement, parmi tous ces adorables messages de remerciement, ces clients qui sont vraiment contents de leur commande, ces autres qui comprennent tout à fait qu’une erreur peut arriver, il y en a d’autres qui ne comprennent pas. Qui sont habitués aux services parfaits d’Amazon ou d’eshops qui emploient des dizaines, des centaines ou des milliers de personnes qui préparent chacune des commandes. Et lorsque je fais face à ces clients là qui sont durs dans leurs mots, j’avoue ne pas bien comprendre. J’essaye de prendre du recul pour ne pas être trop touchée par ces messages là mais ils me font tout de même beaucoup de peine. Car des boutiques comme la mienne, où il n’y a qu’une seule personne derrière qui gère tout il y en a beaucoup : la création des produits, la comptabilité, la boutique, la préparation des commandes jusqu’à l’envoi, et parmi toutes ces étapes de production, il est pour moi normal qu’il y ait parfois des failles et que l’on se trompe. Tout simplement parce que l’on n’est pas des robots et que malgré tout le soin apporté à chaque étape, l’erreur est humaine. Et beaucoup de personnes semblent oublier tout ça et là c’est une critique globale que j’émets qui sort du cadre de mon article : aujourd’hui, on est habitué à avoir le meilleur, à ce que tout soit parfait, tout le temps. À recevoir le lendemain notre commande lorsque l’on commande sur Amazon Prime par exemple. Il n’y a du coup plus de place à l’erreur et dès qu’il y en a une, c’est presque une catastrophe.

Je voudrais donc profiter de cet article pour rappeler que derrière le mail peut-être un peu dur et énervé que vous envoyez à une boutique, derrière il y a une personne qui le lira et que malgré le fait qu’il y a eu un service commercial généré, il est bon parfois de prendre un peu de recul, de peser vos mots et d’écrire votre mail plus calmement en prenant en compte le fait que vous pouvez peut-être parfois être blessant.e dans vos mots. Le client est roi, mais la politesse et la bienveillance ne devraient à mon goût jamais être mises de côté.

Combien d’employés ? Choisir ses fournisseurs, partenaires ?

Combien de personnes travaillent avec toi ? Comment choisis-tu tes fournisseurs ? C’est notamment une question qui m’a été posée : combien de personnes travaillent avec moi, est-ce que je m’occupe des envois moi-même…? Je suis donc toute seule derrière l’Atelier Mouette et m’occupe de A à Z de chaque produit, hormis pour ce qui est évidemment de la création des pin’s qui est un processus bien trop complexe et technique pour le faire à la main. Je m’occupe également des envois moi-même, me réservant généralement 2 matinées dans la semaine pour pouvoir préparer, emballer et expédier toutes les dernières commandes. J’adorerais pouvoir avoir quelqu’un qui m’aide tant ce sont des tâches qui prennent parfois énormément de temps et qui m’empêchent de travailler sur le reste ou bien de travailler pour mes clients notamment, étant graphiste-illustratrice tout le reste du temps, cependant pour l’instant ce serait trop lourd et je ne pense pas être capable de pouvoir payer quelqu’un pour m’aider (et ça ne m’est pas vraiment indispensable). J’essaye donc d’être la plus organisée possible pour ne surtout pas être débordée par toutes les tâches à accomplir. Plus tard, j’adorerais réussir à faire suffisamment grandir ma marque pour pouvoir engager quelqu’un et rendre les produits encore plus chouettes !

Enfin, je reçois énormément de demandes par messages privés me demandant chez qui je fais produire, qui j’ai choisi pour faire faire mes pin’s… et je suis toujours assez embêtée face à ces demandes. Pas que ce soit absolument un secret, cependant c’est quelque chose que je préfère garder pour moi car cela fait partie de mon travail. C’est quelque chose qui m’a pris énormément de temps lorsque je me suis lancée : chercher, comparer, envoyer des demandes de devis pour finalement trouver les personnes qui me correspondaient et avec qui j’avais envie de travailler. C’est quelque chose de très personnel qui me rend aujourd’hui vraiment fière de ce que je peux accomplir : j’ai toujours eu tendance à me débrouiller toute seule pour tout. C’est peut-être un peu bête (et parfois une vraie perte de temps !) mais je déteste demander de l’aide et préfère passer du temps, des jours, des semaines, des mois parfois, à chercher quelque chose pour être vraiment satisfaite et être contente de mon travail. Je vois souvent beaucoup de personnes râler à propos de ça, que c’est pas cool de ne pas vouloir donner le nom de ses fournisseurs, mais à vrai dire ça me semble logique : cela fait partie de tout un processus de création qui est propre à chaque marque, petite ou grande et jamais je ne me permettrais d’aller contacter une marque pour savoir comment elle fait ses produits quand ils sont vraiment très spécifiques.

Cependant, si j’ai un conseil à vous donner dans le choix de vos partenaires, prenez votre temps, comparez, regardez si vous avez la possibilité de recevoir des échantillons pour voir en vrai la qualité des produits et lorsque vous avez trouvé ce qui vous correspond le plus, lancez-vous ! Cela prend généralement beaucoup de temps puisque ce sont des choix qui sont finalement assez personnels : préférez-vous payer cher et avoir une excellente qualité de produit ou bien choisir un juste-milieu, quitte à avoir des produits de moins bonne qualité ? N’hésitez surtout pas à poser des questions : je n’ai jamais eu de refus lors de mes questions et une relation de confiance se créera au fil du temps entre votre fournisseur et vous. C’est toujours un vrai plaisir maintenant de confier mes nouveaux dessins car je sais qu’ils seront encore plus chouettes qu’à l’écran et que je n’aurai pas de mauvaise surprise : j’ai passé suffisamment de temps au préalable à choisir mes fournisseurs pour savoir que je peux leur faire confiance et que je n’investirai pas dans le vent.

Des envies, des rêves ?

Qu’est-ce que tu adorerais créer ? Si je n’avais aucune contrainte de temps ou d’argent, j’adorerais créer une ligne complète de papeterie : des agendas, des cartes, des mémos, des calendriers… toutes ces choses que j’adore regarder (et acheter) dans les boutiques et que j’adorerais créer moi-même. Avoir une boutique physique n’est pas forcément quelque chose qui m’attire tant cela peut être un coût considérable, je préfère plutôt proposer mes produits dans des boutiques existant déjà pour pouvoir les mettre à disposition dans plusieurs endroits. Ce qui est certain, c’est que la marque va évoluer et que je tends à me diriger vers des produits différents : il y aura d’abord le début d’une vraie gamme de papeterie passant par des carnets très prochainement disponibles sur la boutique et pour l’an prochain (début 2018) j’aimerais également travailler sur des calendriers à accrocher au mur. Pour cet automne, j’aimerais également beaucoup vous proposer des stickers pour décorer vos agendas, vos cahiers ou bullet journal. En bref, plein de produits qui vont me demander beaucoup de temps de travail mais sur lesquels j’ai hâte de commencer à travailler ! Je sais que vous me demandez parfois certains produits, n’hésitez donc surtout pas à m’en faire part : je ne pense parfois pas à une catégorie de produits qui finalement ont l’air d’être très demandés. J’en ai un peu parlé récemment lors d’un live Instagram et vous aviez l’air d’avoir aussi hâte que moi de voir les futurs produits !

J’aimerais également beaucoup étendre la marque et pouvoir la proposer au sein de boutiques partout en France (ou ailleurs), si d’ailleurs vous possédez une boutique et que vous aimeriez y voir mes produits, n’hésitez pas à me contacter !

Je crois avoir traité les points qui me semblaient les plus importants, si toutefois il vous reste des questions n’hésitez pas à me les poser en commentaire, je vous répondrai avec plaisir !

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