Au quotidien : mon organisation de A à Z

Très récemment je vous ai demandé sur mes réseaux sociaux si un billet à propos de la façon dont je m’organise pour réussir à gérer fac/alternance/blog et vie personnelle pouvait vous intéresser. Vous m’avez dit un grand OUI commun, à moi donc de tout vous raconter et vous donner mes petites astuces pour ne rien oublier (ou presque, j’ai une mémoire de poisson rouge à maîtriser).

Tout d’abord, une bonne organisation passe selon moi obligatoirement par l’écrit. Je vous l’ai dit, j’ai la mémoire courte et même si je me force à travailler là dessus pour ne pas tout oublier, nous sommes aujourd’hui confrontés à une telle masse d’informations qu’il est presque impossible que certaines choses ne passent pas à la trappe. Mémoire sélective ou pas, vous êtes forcément passés par là un jour : parfois, on oublie, tout simplement. Lorsque ce sont des choses qui n’ont pas une importance capitale, pas de risque, mais lorsqu’il s’agit de rendez-vous, de mails auxquels il faut répondre, de déclaration à remplir avant une certaine date… là tout de suite, l’affaire se corse et votre mémoire aussi élastique soit-elle ne peut parfois pas tout suivre. Vient donc l’écrit. Vous avez  à votre disposition plusieurs solutions qui peuvent être adoptées indépendamment les unes des autres ou bien associées pour former une sorte de Super-Solution qui remplacerait votre Petite-Mémoire.

Un agenda pour s’organiser

J’ai tout d’abord choisi d’avoir un agenda dans lequel je note absolument tout, les choses les plus importantes comme les plus futiles : j’y colle mon ticket de cinéma lorsque je l’achète en physique (sinon ils sont sur l’appli Wallet sur mon iPhone), j’y note des petites phrases que j’aime et qui m’inspirent, y accroche des cartes de visite pour ne pas perdre le contact de personnes que j’aurais besoin de recontacter, y dessine des idées d’illustrations pour ma future boutique Etsy, y note le dernier restaurant testé et ce que j’en ai pensé… ça c’est pour la partie un peu futile qui me sert surtout de journal pour me remémorer certaines journées lorsque je feuillette mon agenda. Pour la partie utile, j’y consigne les articles que je dois absolument publier pour tel ou tel jour, les appels que je dois passer, les éventuels rendez-vous médicaux, le jour où j’ai acheté quelque chose de bien précis, les dates butoir pour déclarer mes charges en tant qu’auto-entrepreneur ou encore à quel moment je suis en alternance ou bien à l’université. Autant de petites choses qui indépendamment les unes des autres sont faciles à retenir mais qui mises toutes ensemble commencent à former un sacré paquet d’informations que j’oublie vite. J’ai fait le choix d’avoir un joli agenda, c’est quelque chose qui est important pour moi : plus quelque chose est joli, plus j’aurais envie d’aller voir ce qu’il y a à l’intérieur et… moins j’oublierai ce que j’ai à faire. Mon agenda est un peu comme un journal intime au final, même si il n’y a rien d’extrêmement personnel dedans (je n’y note pas mes états d’âme par exemple), je sais que généralement j’aime bien retourner voir quelques pages en arrière pour voir ce qu’il s’y était passé surtout lorsque je dois me rappeler à quel moment j’ai été absente pour cause de gros rhume par exemple. L’agenda que j’ai choisi pour 2015/2016 vient de la marque Ban.do, elle a l’air d’avoir conquis beaucoup de personnes cette année et pour cause : leurs produits sont jolis, colorés et joyeux et surtout très bien pensés. Mon agenda couvre 17 mois et non 12 et je trouve que c’est au final assez pratique (surtout pour le prix, ils sont à un peu moins de 30€ ce qui reste une somme et qui m’a fait longtemps hésiter avant de l’acheter). Je vous conseille également les agendas de chez Frankie, j’avais celui de 2014 et je l’avais beaucoup aimé : leur jolie couverture et leur intérieur très joliment illustré en font de très beaux objets.

Pour bien m’organiser dans mon agenda, j’ai choisi d’opter pour un système de couleurs qui me permettrait d’un seul coup d’oeil de savoir à quelle catégorie correspond quelle note. Pour les stylos, j’ai acheté quelques coloris de la marque Stabilo , les Fineliner pointe 88, ils font de jolies couleurs et leur pointe fine est parfaite pour écrire, j’ai également une pointe 68 noire de la même gamme qui s’apparente plus à un feutre pour noter tout ce qui ne rentre pas dans mes autres catégories ou pour les choses que je souhaite voir d’un seul coup d’oeil. Il me suffit de souligner, entourer ou écrire d’une couleur spécifique pour ne pas me perdre et bien organiser chacune de mes journées.

Bleu vert : fac
Rouge : perso
Orange : pro

Avec mon alternance, ce n’est pas toujours évident de savoir à quel moment je suis en semaine de cours ou non. Pour mieux me repérer, j’ai choisi d’opter pour un système tout simple que vous pouvez décliner facilement pour vos semaines de travail et vos semaines de congé. J’ai choisi en septembre deux couleurs de masking tape et annote chaque page de gauche avec telle ou telle couleur. Le bleu rayé correspond à mes semaines d’alternance, le rose rayé correspond à mes semaines de cours. Je vois rapidement à quel moment je fais quoi et lorsque j’ai besoin de savoir précisément ce que je faisais telle ou telle semaine, pas besoin d’aller voir mon calendrier scolaire, tout est à portée de main. Pour ma semaine de congé de Noël, j’avais opté pour le même système en utilisant une grande bande de masking tape rayé doré (pour son petit côté festif !). En plus d’être pratique, vos pages sont bien plus colorées et jolies et ça, c’est un très bon point selon moi.

L’agenda est selon moi la pièce maîtresse de votre organisation, la clef de voûte de votre quotidien, l’élément central de votre vie, bref vous m’avez comprise : un indispensable qui vous sera très utile si vous avez envie d’être un minimum organisé, oui oui oui ! J’ai également un second agenda intitulé My2016 (le chouette projet de Jenny, une rennaise, il fallait évidemment que je vous en parle !) que j’utilise un peu moins (puisque je l’ai eu en réalité bien plus tard que mon agenda principal, tout bêtement) mais qui a lui un but bien précis dans sa construction puisqu’il est axé bienêtre et objectifs à accomplir. J’ai l’impression qu’avec la méditation qui s’est fait une place plutôt importante dans le quotidien des gens, de plus en plus de livres et d’agendas tentent d’avoir un vrai rôle dans votre quotidien et c’est une excellente chose. Celui-ci est très chouette puisqu’il vous aide donc à travailler sur votre « projet de vie » et vos différents objectifs avec des parties dédiées pour prendre le temps de réfléchir et de mettre à plat votre progression. . Un agenda c’est ça aussi : un carnet très personnel dans lequel vous pouvez consigner vos rendez-vous, vos évènements à ne pas manquer mais aussi vos petites victoires personnelles et vos buts atteints. C’est d’ailleurs une bonne idée : avoir un agenda spécifique lorsque vous avez une activité bien précise. Vous pouvez ainsi avoir toutes vos informations personnelles telles que celles mentionnées plus haut dans un premier agenda et toutes celles concernant votre activité professionnelle (ou secondaire) dans un autre. En cas de planning bien chargé, c’est une manière de moins risquer de se perdre et de ne pas s’éparpiller

Pour suivre les publications de My2016.

Pour bien organiser votre agenda, je trouve qu’il est parfois assez utile de consigner chaque soir ou chaque dimanche soir les tâches que vous aurez à faire pour la journée/semaine qui arrive. Vous avez ainsi un premier aperçu global de ce que vous aurez à faire qui en plus de vous permettre de savoir où vous en êtes peut également vous permettre de ne pas vous sentir dépasser par les futures tâches. Vous savez ce que vous allez devoir faire et vous pourrez ainsi compléter au fur et à mesure toutes les différentes choses qui pourront s’ajouter au fil de votre semaine. C’est une bonne manière pour ne rien oublier et pour vous préparer mentalement à démarrer un nouveau cycle. Chaque soir de la semaine, vous pouvez y revenir pour cocher ce que vous avez fait, reporter les tâches que vous n’avez pas eu le temps de terminer et y noter les nouvelles choses ayant pu faire leur apparition au courant de votre journée.

Des listes pour tout consigner

Je ne vous apprends rien en vous disant que les listes, c’est tout de même un moyen (si ce n’est LE moyen) très pratique pour mettre à plat toutes les choses que vous avez à faire. Il existe beaucoup d’applications dédiées à cet usage, j’en ai quelques unes mais pour ma part, rien ne vaut une liste papier. Mon oeil retient bien mieux lorsque je l’écris moi-même que lorsqu’il est noté sur écran. Et puis quelle satisfaction de rayer d’un grand coup de crayon l’une de vos centaines de tâches à accomplir ! Rien ne peut remplacer ce sentiment, vous n’êtes pas d’accord ? Pour faire des listes il y a donc plein de supports qui existent, à vous de choisir celui que vous préférez. Vous pouvez opter pour les post-it que vous collez près de votre ordinateur ou de votre bureau pour les avoir toujours à l’oeil, le risque pour ceux-là est de finir par totalement les intégrer dans votre environnement de travail et de devenir des post-its de décoration qui prendront la poussière, ou bien les supports type bloc notes dédiés à l’écriture de listes comme ceux que je vous ai sélectionné ci-dessous. Il y en a de si jolis que vous trouverez forcément votre bonheur (et si vous connaissez de jolies marques de papeterie qui en font également, n’hésitez pas à nous les partager !).

Rifle Paper Co 1 – Rifle Paper Co 2 – Paperchase 1 – Paperchase 2 – Hema 1 – Hema 2

Question organisation, comme pour l’agenda vous pouvez choisir de faire des listes quotidiennes pour récapituler tout ce que vous avez à faire durant la journée, puis reporter à la fin de celle-ci les tâches que vous n’avez pas pu terminer sur une liste supplémentaire qui concernera la prochaine journée, ou bien de faire des listes concernant un groupe de tâches. Exemple : vous devez mettre à jour tout ce que vous avez d’administratif à faire, vous faites une liste concernant toutes les sous-tâches de cette catégorie pour ne rien oublier au lieu de noter votre déclaration de revenus parmi votre liste de courses. Même si je suis certaine qu’aubergine et Service Public vont merveilleusement bien ensemble, je ne suis pas certaine que vous vous rappeliez de retourner voir dans votre liste fourre-tout ce qu’il vous reste à faire.

Pour les applications, en voici une petite liste (ah bah, quand on parle du loup…!), elles ont toutes des usages plus ou moins différent selon ce que vous recherchez comme type d’outil, à vous de choisir celles qui convient le mieux à votre usage :

any.Do (une jolie interface pour une utilisation hyper simplifiée)
Wunderlist
Trello (parfaite pour la gestion de projets)
Evernote (une bonne solution pour centraliser vos notes/listes/documents dans une seule application retrouvable sur tous vos supports)
Omnifocus
Workflowy
Todoist (conçue en complément de Gmail pour mieux gérer vos tâches, en groupe ou non)

Des rappels pour ne pas oublier

Enfin, je fonctionne beaucoup aux rappels, même si j’ai mon agenda pour ne pas oublier de faire telle ou telle chose, j’aime avoir un support supplémentaire pour ne vraiment rien oublier (souvenez-vous, j’ai VRAIMENT une mémoire de poisson rouge). Pour ça j’utilise l’application Moleskine dont je vous avais déjà parlé dans cet article mais vous pouvez tout bêtement utiliser l’application calendrier native de votre smartphone ou bien des alarmes. J’y consigne chaque créneau important et règle le rappel à 1 jour, 1h ou 30 minutes avant le moment où l’évènement est noté. Selon l’importance, je préfère me le rappeler plus ou moins tôt pour être certaine de ne pas avoir prévu quelque chose d’autre à la place. Lorsque j’ai par exemple des conférences auxquelles je souhaite assister mais qu’elles sont dans un certain nombre de semaines, puisque je les ai en tête depuis tel moment et qu’il est fort probable que je puisse oublier leurs dates exactes, je note les dates, intitulés, heures et lieux sur mon agenda papier et sur mon agenda numérique avec un rappel 1 jour avant pour ce dernier pour être bien sûre de ne pas oublier d’y aller. Lorsque c’est quelque chose que vous avez prévu de vous-même et qui n’implique personne d’autre que votre propre personne ce n’est pas trop grave de finalement oublier d’y aller, par contre lorsque c’est un rendez-vous, professionnel ou non, qui implique une tierce personne, là autant mettre toutes les chances de votre côté pour ne pas oublier. Vous n’en ferez de toute façon jamais trop pour ne pas oublier quelque chose et selon moi, il vaut mieux trop en faire que pas assez.

Et vous votre organisation, vous faites comment ?