Être freelance : les 5 outils que j’utilise au quotidien

Après le premier article général vous parlant de mes premiers mois en tant que freelance, je vous avais promis de vous parler plus en détail de mon organisation et des outils que j’utilise au quotidien. C’est donc ce que j’ai choisi de faire aujourd’hui en vous listant 5 outils dont je me sers pour m’aider dans mon quotidien. Cet article sera sans doute amené à être complété plus tard par de nouvelles éditions tant j’aime tester de nouveaux outils pour réussir à trouver ceux qui me conviennent le mieux. Pour l’instant, ces 5 premiers sont ceux que je préfère ! Si vous avez de chouettes outils qui vous aident au quotidien n’hésitez pas à m’en faire part dans les commentaires, je suis très friande de nouvelles découvertes ! 😊

Freelancer pour tenir mes comptes

Pour commencer, si je ne devais n’utiliser plus qu’un seul outil, ce serait sans hésiter l’outil de facturation Freelancer-app. Il est pour moi absolument indispensable pour rester à jour au niveau de mes devis, de mes factures à relancer et de l’état global de mes finances mois par mois. Comme je vous le disais dans mon tout premier article, je n’ai absolument aucune connaissance en gestion, en économie ou tout autre secteur qui pourrait potentiellement m’aider à gérer ma comptabilité. Je n’ai donc aucune connaissance non plus en comptabilité et n’ai pas encore de comptable à ma disposition. Freelancer-app remplace presque tout ça en m’aidant à créer mes devis, mes acomptes et mes factures sans que je ne m’y perde. J’ai choisi d’opter pour la version payante qui coûte 50€ à l’année ce qui me semblait être plus que raisonnable pour un service aussi complet. Bien que la version gratuite soit vraiment complète, je peux désormais vraiment personnaliser absolument tout ce que je souhaite. Rien que pour le fait de remercier les développeurs derrière le site cela me semblait aussi normal de la choisir plutôt que la version gratuite. Vos modèles de facture sont pré-établis et vous avez la possibilité de les modifier pour compléter, remplacer ou retirer des paragraphes dans vos Conditions Générales de Vente, obtenir directement vos factures d’acompte selon le pourcentage que vous avez choisi, garder un oeil sur vos dépenses, vos déclarations ainsi que votre comptabilité générale.

Freelancer-app dispose également d’un système de parrainage qui vous permet de profiter d’un mois gratuit lors de votre inscription, soit 3 mois d’utilisation pro plutôt que 2, le parrainage fait également gagner 1 point par abonnement, ce qui équivaut à un an d’utilisation gratuite au bout de 10. Un système plutôt chouette pour un outil très abordable !

Pour me choisir en marraine 😉

Un tableau excel pour ne pas me perdre

Si l’on m’avait dit un jour que je créerais joyeusement un tableau excel pour mon propre quotidien je crois que j’aurais ri au nez de cette personne. Pourtant c’est de loin le meilleur outil que j’ai pu trouver jusqu’à maintenant pour être bien organisée au niveau de mes comptes. Je tiens donc un tableau excel pour y noter de façon détaillée tous mes revenus et dépenses pour savoir exactement où j’en suis. J’y note la provenance, le jour et la somme exacte reçue ou payée. Pour les personnes ayant plusieurs activités en même temps, vous savez sans doute à quel point il est compliqué parfois de savoir précisément ce que vous avez dépensé ou ce que telle ou telle activité a pu vous rapporter chaque mois. Avoir une vision globale est toujours utile pour savoir où l’on en est et pour cela j’ai tout bêtement choisi d’établir un code couleur pour savoir d’où vient quoi et ainsi discerner mon activité de freelance, les revenus liés au blog ou bien encore ceux liés à la boutique Etsy. Ainsi, tout est clair et je suis certaine de ne pas me tromper sur ce que je dois déclarer.

Bon, en réalité ce n’est vraiment pas un outil miracle et je ne vous apprends sans doute rien du tout mais puisque faisant partie de ces outils que j’utilise régulièrement, ce cher tableur avait donc tout à fait sa place dans cet article.

Airmail pour… mes mails

Côté gestion de mes mails, puisque j’ai beaucoup d’adresses différentes et que je n’ai jamais vraiment apprécié utiliser le client Mail installé de base sur mon Mac j’utilise depuis plus d’un an Airmail. C’est après tout juste une boîte mail mais au delà de la trouver plus esthétique elle est également mieux conçue, plus complète, plus intuitive et plus pratique à utiliser dès qu’il s’agit de classer un tant soi peu ses mails. En somme, elle est mieux ;) J’ai par exemple commencé à faire un système de classement (qui est loin d’être au point et sur lequel je travaille encore) pour associer des étiquettes à des mails et ranger au fur et à mesure mes mails dans des dossiers. Pour vous donner un exemple très concret, j’ai par exemple créé une étiquette Etsy pour repérer plus facilement tous les mails qui me sont envoyés suite à des commandes sur Etsy. Pour aller plus loin que les étiquettes, je range tous mes mails de façon plus ou moins régulière (ce point là est uniquement lié à ma rigueur qui fluctue) dans des dossiers pour avoir une boîte mail presque constamment vide. Par exemple sans tout vous détailler : un dossier pour les projets archivés (donc totalement terminés), un autre pour les projets sur lesquels je travaille et qui ont été signés et validés et encore un autre pour les projets en cours, ceux qui sont encore en discussion et ainsi de suite. Cela me permet de voir plus clairement ce que j’ai à faire, les mails à traiter étant ceux encore dans ma boîte de réception.

J’utilise également Airmail sur mon téléphone qui est arrivée en début d’année 2016 sur iOS. J’attendais avec impatience le jour où ils allaient sortir leur version mobile et en suis jusqu’à maintenant plutôt satisfaite, préférant n’utiliser qu’un seul client mail sur tous mes supports plutôt que de m’éparpiller sur plusieurs outils. Sur iOS il coûte 4,99€ et au vu de son utilité, le prix est très rapidement rentabilisé !

Gryzzly pour tracker mon activité

En mai dernier j’avais fait une demande pour tester en version bêta le site Gryzzly, un logiciel de gestion de projet permettant également de suivre le temps passé quotidiennement sur des tâches bien distinctes. J’ai reçu la semaine dernière un mail me prévenant que ça y est, ma candidature avait été prise en compte et teste depuis une semaine le logiciel. Je ne l’ai testé que sur deux projets pour l’instant mais jusque là je suis vraiment très satisfaite des services proposés. Je cherchais depuis longtemps un outil qui me permette de garder une trace du temps passé sur chaque projet, ayant quelques applications pour cet usage sur mon iPhone mais n’étant pas forcément pratiques car étant sur mobile et non directement sur mon ordinateur.

L’utilisation de Gryzzly est extrêmement simple : vous indiquez en amont la date de début du projet ainsi que sa deadline souhaitée, vous définissez les projets sur lesquels vous êtes en train de travailler puis, si besoin, vous y ajoutez chaque activité ou encore tâche devant être accomplie. Une fois ces informations fixées (pouvant être modifiables à n’importe quel moment), lorsque vous êtes en train de travailler sur une activité, vous activez le tracker en cliquant tout bêtement sur le bouton Play du logiciel puis lorsque vous arrêtez, vous faites pause. Votre calendrier se remplira ainsi automatiquement grâce à des couleurs reliées à chaque tâche/projet, vous donnant enfin un vrai aperçu de ce sur quoi vous avez travaillé tout au long de votre semaine.

En plus d’avoir une très jolie interface, le système est très simple mais vraiment très pratique, donnant une vision plus claire du temps alloué à chaque tâche et ce de manière vraiment plus précise. Si vous avez oublié d’activer le tracker, vous pouvez également tout à fait rajouter des plages horaires sur votre calendrier. Attention par contre, vous ne pouvez pas prévoir à l’avance combien de temps vous passerez sur telle tâche, tout l’intérêt de l’outil étant vraiment de savoir combien de temps vous avez passé sur quoi et non combien de temps vous pensez passer sur quelque chose. J’ai vraiment hâte de voir la suite lorsque l’outil ne sera plus en bêta. D’après ce que j’ai vu, Gryzzyly est destiné à être collaboratif pour ajouter plusieurs personnes sur des projets ou encore d’avoir accès à des statistiques. Pour l’instant, vous devez donc être invité ou demander à utiliser l’outil pour pouvoir vous y inscrire, bêta oblige (gratuite pour l’instant). Je ne peux que leur souhaiter de rencontrer du succès, étant déjà largement convaincue par l’utilité de l’outil !

Et un semainier… papier

J’ai beau adorer tester tout un tas d’outils, que ce soit sur mon ordinateur ou mon téléphone, je reste convaincue qu’un support papier sera toujours tout aussi bon que ses comparses dématérialisés. J’ai donc « investi » dans le fameux petit semainier de chez Hema (trouvable ici dans une nouvelle version) qui était en rupture depuis des mois sur leur site et que j’ai finalement enfin réussi à me procurer à la fin de l’été. Il présente tout bêtement chaque semaine sur une seule page, dans un format suffisamment petit pour ne pas prendre trop de place sur votre bureau et permet aussi de faire des listes sur une page en vis à vis. À chaque début de semaine/journée, j’y consigne tout ce que j’ai à faire en utilisant si possible différentes couleurs pour être bien au courant de mes tâches à venir et de leur type. Je raye/coche ce que j’ai fait et je trouve qu’il n’y a pas meilleur outil pour ça. Le fait de pouvoir physiquement rayer/cocher une tâche donne cette sensation de l’avoir réellement terminée, chose qui n’est pas réellement visible sur un outil numérique, en tout cas de mon point de vue. Pour si peu d’argent (4€ !), c’est un « outil » que je conseille vivement pour avoir une vraie vision de vos semaines à venir ! Prochain outil sur ma liste d’achat : un calendrier mural et mensuel pour savoir précisément comment s’organisent mes semaines/mois à venir !

Et vous alors, vos outils du quotidien ? Que vous soyez freelance ou non je suis sûre que vous avez des « trucs » qui vous aident à être organisé ? :)